Prospección de clientes: qué es, cómo hacerla y ejemplos

Qué es la prospección de clientes

Prospectar es buscar clientes potenciales y contactar con ellos por primera vez. También se le llama prospección comercial. Empieza antes de la venta: no se trata de presentar una oferta ni de cerrar, sino de identificar a quién te puede comprar y abrir la puerta.

Se distingue de la captación de clientes en un sentido amplio, que incluye también lo que atrae a clientes sin que tú les escribas: la publicidad, las recomendaciones o el contenido. En la prospección la iniciativa es tuya: tú eliges a la empresa y das el primer paso.

Una prospección completa tiene cuatro partes, y casi todo el que dice que «no le funciona» se ha saltado alguna:

• ·Elegir a quién: qué empresas y qué persona dentro de cada una.
• ·Encontrar sus datos de contacto, comprobados.
• ·El primer contacto, con un motivo concreto para esa empresa.
• ·El seguimiento, hasta que haya una respuesta clara.

Tipos de prospección

En frío o en caliente

La prospección en frío es contactar con quien no te conoce ni te ha pedido nada. La prospección en caliente es contactar con quien ya ha mostrado algún interés: descargó algo, visitó tu stand, abrió varias veces tus correos o lo recomendó un cliente. La segunda convierte más, pero hay poca; la primera es la que te permite crecer cuando quieras.

B2B o B2C

Prospectar empresas (B2B) es muy distinto de prospectar particulares. En B2B hay un cargo que decide, datos públicos de cada empresa en su web y en LinkedIn y un ciclo de venta largo. Esta guía habla de B2B; si vendes a particulares, casi todo lo que sigue cambia.

Por canal

Email, LinkedIn, teléfono, WhatsApp o visita. El email escala bien y deja constancia; LinkedIn llega al cargo concreto; el teléfono y la visita convencen más pero cuestan mucho tiempo. Lo habitual es combinar dos o tres, sin repetir el mismo mensaje por todos.

Manual o con IA

Hasta hace poco, buscar empresas, escribir cada correo y llevar los seguimientos era trabajo de una persona. Hoy la inteligencia artificial puede hacer buena parte, como contamos en la guía de IA para ventas.

Cómo se hace una prospección de clientes, paso a paso

• ·Define tu cliente ideal: sector, tamaño, zona, quién decide y qué señal indica que tiene la necesidad. Mira a tus mejores clientes para no inventarlo.
• ·Construye la lista: empresas que encajan, comprobadas en su web. En cómo buscar clientes potenciales y en base de datos de empresas tienes de dónde sacarlas.
• ·Encuentra a quien decide en cada una y su contacto: el correo de la persona mejor que el general.
• ·Prepara un mensaje corto con tres piezas: algo sobre su empresa, el problema que resuelves y una petición pequeña.
• ·Envía el primer contacto, poco a poco y desde tu propio buzón, no a toda la lista de golpe.
• ·Haz el seguimiento: dos o tres mensajes más, separados unos días, cada uno con algo nuevo.
• ·Responde rápido a quien contesta, aclara sus dudas y propón una fecha concreta para hablar.

Un calendario de ejemplo para cada empresa, que puedes adaptar:

• ·Día 1: primer correo.
• ·Día 4: invitación en LinkedIn a la misma persona, sin vender.
• ·Día 8: segundo correo, con un ejemplo o un dato nuevo.
• ·Día 15: último correo, corto, preguntando si es mejor hablar con otra persona.

Ejemplos de prospección de clientes

Una distribuidora que quiere abrir zona

Distribuye recambios industriales y quiere entrar en una provincia nueva. Busca en Google Maps talleres de maquinaria y fábricas de esa provincia, comprueba en su web que reparan o mantienen equipos y escribe al responsable del taller hablando de plazos de entrega en su zona.

Una consultora de formación

Vende formación para mandos intermedios a empresas de 50 a 250 empleados. Busca en LinkedIn a quien dirige RRHH en empresas que están contratando, le invita y, cuando acepta, le escribe sobre lo que cuesta formar a los nuevos encargados.

Un fabricante que busca nuevos clientes

Fabrica envases a medida. Saca de la lista de expositores de una feria alimentaria a las marcas que encajan, encuentra a quien lleva compras o desarrollo de producto y les escribe sobre series cortas, que es lo que les cuesta conseguir.

Y un ejemplo de primer correo para el primer caso:

«Hola, Javier: he visto en vuestra web que mantenéis maquinaria agrícola en toda la comarca. En [tu empresa] repartimos recambios en vuestra provincia en el día siguiente laborable, también para marcas antiguas. ¿Os iría bien que os mandara nuestra lista de referencias para las máquinas que más reparáis?»

Fíjate en lo que tienen en común: un tipo de empresa concreto, una persona concreta y un motivo que tiene que ver con esa empresa. Tienes más ejemplos por sector en los casos de uso, como el de distribuidores.

Prospección en frío: cómo hacerla bien

La prospección en frío tiene mala fama por los mensajes masivos que todos recibimos. Hecha bien, es simplemente escribir a una empresa que encaja con algo que le puede servir. Lo que la hace funcionar:

• ·Pocas empresas bien elegidas, mejor que muchas al azar.
• ·Una primera línea que solo puede ser para esa empresa.
• ·Un mensaje corto que se lee en el móvil.
• ·Una sola petición, fácil de aceptar.
• ·Una baja sencilla para quien no quiere saber más, y respetarla siempre.

Lo contamos con más detalle, con lo que hay que escribir para que te contesten, en cómo conseguir clientes sin puerta fría.

Qué medir en una prospección

Con cinco números sabes si tu prospección va bien y dónde falla:

• ·Respuestas: si casi nadie contesta, falla la lista o la primera línea.
• ·Respuestas positivas: si contestan pero para decir que no, falla la propuesta o la persona elegida.
• ·Reuniones: si hay interés pero no reuniones, falla la petición o la rapidez de respuesta.
• ·Rebotes: si muchos correos rebotan, la base de datos está vieja.
• ·Bajas: si muchos piden no recibir más, estás escribiendo a quien no encaja.

Míralos por tipo de empresa y por mensaje, no solo en total: ahí es donde se ve qué cambiar.

Cómo lo hace Helpyn

Helpyn hace la prospección de clientes completa con tres agentes de inteligencia artificial, siguiendo los mismos pasos de esta guía:

• ·Maya busca las empresas que encajan con lo que describes en su web y, en las medianas, a quien decide en LinkedIn, con la frase y la URL de donde sale cada contacto.
• ·Yulian escribe a cada empresa desde tu buzón y con tu nombre, un correo pensado para ella, y hace el seguimiento con algo nuevo. Si contestan, responde en el mismo hilo o por WhatsApp.
• ·Alice, en los planes superiores, llama a los interesados y te deja la reunión en el calendario.

Ves cada mensaje y cada respuesta en tu panel, quien pide la baja no vuelve a recibir nada en ninguna de tus campañas y el plan es mensual. El agente comercial empieza en 50 €/mes y puedes probarlo gratis 15 días.

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