Concertación de visitas comerciales: qué es y cómo externalizarla

Qué es la concertación de visitas comerciales

Es el trabajo de contactar con empresas que podrían comprarte y conseguir una cita con tu comercial: una visita en sus oficinas, una videollamada o una llamada con fecha y hora. No incluye la venta; termina cuando la cita está en la agenda.

Durante años se ha hecho casi solo por teléfono, desde un equipo de teleoperadores o desde la propia oficina. Hoy se combina con el correo y LinkedIn: primero se escribe, y se llama a quien ha mostrado algo de interés o a quien no contesta por escrito.

Tiene sentido sobre todo cuando:

• ·Tu venta necesita una reunión: un producto técnico, un servicio a medida o un importe que no se decide por correo.
• ·Tus comerciales visitan por zonas y cada desplazamiento tiene que aprovecharse.
• ·Tu equipo pasa más tiempo buscando citas que en ellas.

Cómo se hace la concertación de visitas, paso a paso

• ·Define a quién se llama: tipo de empresa, zona y cargo de quien decide.
• ·Prepara la lista y comprueba cada empresa en su web antes de llamar.
• ·Escribe un argumentario corto: quién eres, por qué llamas a esa empresa y qué propones.
• ·Escribe antes de llamar: un correo corto hace que la llamada no llegue en frío.
• ·Llama a quien abrió o contestó, y a quien no responde por escrito.
• ·Propón dos huecos concretos en vez de preguntar cuándo le viene bien.
• ·Confirma la cita por escrito con fecha, hora, lugar o enlace y el nombre del comercial.
• ·Recuerda la cita el día anterior.

Un ejemplo de llamada

«Hola, Laura, soy Ana, de [tu empresa]. Te escribí el martes sobre el mantenimiento de las carretillas del almacén de Getafe. Nuestro técnico está por la zona el jueves y el viernes. ¿Te viene mejor el jueves a las diez o el viernes a primera hora para que lo vea en veinte minutos?»

Corto, con un motivo concreto y con dos opciones para elegir. Si dice que no es buen momento, se pregunta cuándo volver a llamar y se apunta.

Qué es una cita válida

Es lo primero que hay que acordar, tanto si lo haces dentro como si lo externalizas. Una cita que no vale cuesta dos veces: el tiempo de quien la consiguió y el del comercial que va. Una cita válida cumple esto:

• ·Es con una empresa que encaja con tu cliente ideal.
• ·Es con quien decide, o esa persona estará presente.
• ·La empresa sabe para qué es la reunión y la ha aceptado expresamente.
• ·Tiene fecha, hora y lugar o enlace confirmados por escrito.

¿Visita presencial o videollamada?

Durante años, concertar una visita comercial significaba ir a la oficina del cliente. Hoy muchas primeras reuniones son por videollamada, y la visita llega después, cuando ya hay interés. Cada formato tiene su momento:

• ·Videollamada: para la primera conversación, cuando el cliente está lejos o cuando el producto se entiende en una pantalla. Es más fácil de aceptar porque cuesta menos tiempo.
• ·Visita presencial: cuando hay que ver una instalación, un almacén o una máquina, o cuando la relación pesa tanto como el producto.
• ·Llamada con hora: para empresas pequeñas en las que quien decide no tiene tiempo para más.

Lo que no cambia es la preparación: quien va a la reunión tiene que saber qué se habló, por qué la empresa aceptó y qué espera. Una cita bien concertada se pierde si el comercial llega sin contexto.

Qué hacer cuando dicen que no

Un «no» en la llamada rara vez es definitivo. Pregunta si es por el momento, por el producto o porque no es la persona adecuada. Si es el momento, apunta cuándo volver; si es la persona, pide a quién dirigirte; si es el producto, agradécelo y no insistas.

Cómo externalizar la concertación de visitas

Hay tres formas de sacar este trabajo de tu equipo:

Una agencia o un servicio de telemarketing

Un equipo que llama en tu nombre con tu argumentario. Te ahorra contratar y trae experiencia, pero hablan de tu producto sin conocerlo tan bien como tú. Las agencias que publican tarifas parten de unos 1.500 €/mes, y algunas de 2.200 €/mes. Lo contamos en agencia de generación de leads.

Un profesional autónomo

Alguien que concierta citas para varias empresas, a veces cobrando por cita. Puede funcionar bien si conoce tu sector. Mira la guía del comercial autónomo.

Una herramienta con IA

Agentes de IA que escriben, hacen el seguimiento y llaman a los interesados, con cada conversación visible en tu panel. Es la opción más barata para empezar y la que más control te deja.

Qué preguntar antes de externalizar

• ·¿Qué cuenta como cita válida y qué pasa con las que no se celebran?
• ·¿Quién habla en tu nombre y con qué argumentario?
• ·¿Puedes escuchar o leer las conversaciones?
• ·¿Cómo se apuntan las citas en tu calendario y quién manda el recordatorio?
• ·¿Hay permanencia?

Qué medir en la concertación de visitas

• ·Citas conseguidas por semana y por comercial.
• ·Citas que se celebran: si muchas se caen, falta confirmación o recordatorio.
• ·Citas que acaban en propuesta: si son pocas, la cita no era válida.
• ·Tiempo entre el primer contacto y la cita.

Revisa estos números por zona y por tipo de empresa. Así sabes a quién llamar primero el mes que viene.

Errores habituales

• ·Llamar sin haber escrito antes ni mirado la web de la empresa.
• ·Medir por citas conseguidas y no por citas que acaban en propuesta.
• ·Aceptar citas con quien no decide para llegar al objetivo del mes.
• ·No confirmar por escrito ni recordar la cita.
• ·Dejar al comercial sin contexto: tiene que saber qué se habló y por qué la empresa aceptó.

Lo que se dice en el primer contacto pesa tanto como la llamada. Lo explicamos en cómo conseguir clientes sin puerta fría y en la guía de prospección de clientes. Tienes ejemplos por sector, como el de proveedores de hoteles, en los casos de uso.

Cómo lo hace Helpyn

Helpyn hace la concertación de visitas con tres agentes de IA, cada uno en su parte:

• ·Maya busca las empresas que encajan, en su web, y a quien decide en LinkedIn.
• ·Yulian les escribe desde tu correo y con tu nombre, hace el seguimiento y responde a quien contesta por email o por WhatsApp.
• ·Alice, en los planes Autonomous y Super Human, llama a los interesados, resuelve sus dudas y te deja la cita en el calendario.

Cada mensaje, cada llamada y cada cita se ven en tu panel, y la conversación pasa a tu equipo en cuanto hay interés. El agente comercial empieza en 50 €/mes con el plan Autopilot, por email; las llamadas de Alice están en los planes superiores. Puedes probarlo gratis 15 días.

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