Base de datos de empresas en España: dónde conseguirla y cómo usarla

Qué es una base de datos de empresas y para qué sirve

Una base de datos de empresas es una lista ordenada de compañías con sus datos: razón social, sector, provincia, tamaño, web y, si se puede, el correo y el teléfono de contacto. Las mejores añaden a la persona que decide la compra y su cargo.

Para vender, la base de datos es el punto de partida de la prospección: sin una lista de a quién escribir, no hay a quién escribir. También sirve para estudiar un mercado (cuántas empresas de un sector hay en tu zona), para planificar las rutas de un comercial o para recuperar a clientes que dejaron de comprar.

Antes de buscar una, conviene tener claro qué columnas necesitas. Para prospectar, las imprescindibles son estas:

• ·Nombre de la empresa y su web.
• ·Sector o actividad, con las palabras que usa la propia empresa para describirse.
• ·Provincia o ciudad, si solo sirves en una zona.
• ·Correo y teléfono de contacto, mejor de una persona que de un buzón general.
• ·Nombre y cargo de quien decide, en las empresas medianas.
• ·De dónde sale cada dato, para poder comprobarlo.

Dónde conseguir una base de datos de empresas en España

En España los datos de empresas salen de cinco tipos de fuente. Cada una da una parte y ninguna lo da todo.

Registros mercantiles y boletines oficiales

El Registro Mercantil y el boletín donde se publican sus actos recogen la razón social, el domicilio, la actividad declarada y los administradores de cada sociedad. Es información fiable para saber que una empresa existe y a qué se dedica sobre el papel. Lo que no trae es un correo ni un teléfono para escribir, y la actividad declarada a menudo no coincide con lo que la empresa hace hoy.

Directorios, asociaciones y cámaras de comercio

Los directorios de empresas, las guías sectoriales, las asociaciones profesionales y las cámaras de comercio publican listados por actividad y provincia. Las listas de expositores de las ferias de tu sector son de las más útiles: son empresas activas que invierten en vender. El inconveniente es que se quedan viejas pronto y suelen dar el teléfono de la centralita.

La web de cada empresa

Es la fuente más actual. En la página de contacto, en el aviso legal o en el pie, la mayoría de las pymes publican su correo y su teléfono. La web también te dice si la empresa encaja: si repara maquinaria, si tiene cocina propia, si exporta. El problema es el tiempo: revisar las webs una a una es lento.

LinkedIn

Donde mejor se encuentra a la persona que decide: el gerente, el director comercial, la responsable de compras. Sirve sobre todo en empresas medianas y de servicios. Lo explicamos en cómo encontrar clientes en LinkedIn.

Proveedores de bases de datos

Hay empresas que venden listados ya hechos, por sector y provincia. Ahorran tiempo, pero antes de pagar pregunta cuándo se actualizaron los datos, si los correos están verificados o deducidos y si puedes ver de dónde sale cada contacto.

Base de datos de empresas gratis en Excel: qué puedes esperar

Buscar «base de datos de empresas gratis en Excel» es de lo primero que hace casi todo el mundo. Existen: directorios que dejan descargar, listados de ferias, hojas que circulan por internet. Pero conviene saber lo que traen antes de escribir a nadie con ellas:

• ·Datos viejos: empresas cerradas, webs que ya no existen y correos que rebotan.
• ·Buzones generales (info@, contacto@) en vez de la persona que decide.
• ·Sectores mal clasificados: la actividad del registro, no la real.
• ·Ninguna pista de por qué esa empresa te podría comprar.

Muchos rebotes, además, dañan la reputación de tu buzón y hacen que tus correos buenos acaben en spam. Por eso una lista gratis puede salir cara.

Si quieres hacerlo gratis, mejor construye tu propia hoja. Abre un Excel con las columnas de arriba y rellénala desde las fuentes del apartado anterior: busca en Google o en Google Maps tu tipo de cliente y tu provincia, entra en cada web, comprueba que encaja y copia el correo y el teléfono que publica. Con una hora al día puedes reunir unas decenas de empresas buenas por semana. Es lento, pero cada fila sirve.

Cómo hacer un listado de empresas de tu sector en España

Un listado de empresas de un sector concreto (talleres, hoteles rurales, despachos de abogados, fabricantes de envases) se construye en cuatro pasos:

• ·Escribe el sector con las palabras que usan esas empresas en su web, no con el nombre técnico de su actividad. «Taller de reparación de maquinaria agrícola» encuentra más que un código de actividad.
• ·Busca dónde se agrupan: la asociación del sector, la feria anual, los directorios especializados y las búsquedas en Google y Google Maps por oficio y provincia.
• ·Entra en cada web y apunta lo que te dice que encaja: tamaño, servicios, si trabaja con empresas, si tiene la necesidad que tú resuelves.
• ·Quédate con el contacto de la persona adecuada y anota de dónde sale.

El paso que más se salta es el tercero, y es el que más pesa. Cien empresas que encajan valen más que mil que solo comparten el sector.

Cada sector tiene sus propias fuentes y sus compradores. Lo contamos con ejemplos para distribuidores, fabricantes industriales y proveedores de hoteles, y tienes el resto en los casos de uso.

Cómo saber si una base de datos de empresas sirve

Tanto si la compras como si la haces tú, una base de datos sirve para vender si pasa estas comprobaciones:

• ·Está al día: las empresas existen y sus webs funcionan.
• ·Los correos están verificados, no deducidos a partir del nombre (nombre.apellido@ que nadie ha comprobado).
• ·Tiene a la persona que decide, no solo el buzón general.
• ·Cada contacto lleva su origen, para que puedas comprobar por qué está ahí.
• ·Las empresas encajan con lo que vendes, no solo con el sector.
• ·No tiene duplicados ni a gente que ya pidió que no le escribieran.

Prueba antes de usarla entera: elige veinte filas al azar y compruébalas a mano. Si más de un par fallan, el resto fallará en la misma proporción.

Errores habituales al usar una base de datos de empresas

• ·Comprar volumen en vez de encaje: miles de empresas que no te van a comprar.
• ·Enviar el mismo correo a toda la lista, sin una línea sobre cada empresa.
• ·Escribir siempre a info@, donde el correo se pierde o lo reenvían tarde.
• ·No hacer seguimiento: la mayoría de las respuestas llegan después del primer correo.
• ·No limpiar los rebotes, que estropean la entrega de todo lo demás.
• ·Volver a escribir a quien pidió que no lo hicieras.

Cómo usar la base de datos para conseguir clientes

Una lista no vende sola. Lo que la convierte en reuniones es el método: ordenar por encaje, escribir un primer mensaje que hable de cada empresa, hacer dos o tres seguimientos con algo nuevo y responder rápido a quien contesta.

Lo explicamos paso a paso en la guía de prospección de clientes, y en cómo conseguir clientes sin puerta fría tienes qué escribir para que te contesten.

Cómo lo hace Helpyn

El Prospector de Helpyn hace por ti el trabajo de construir la base de datos. Le describes a qué empresa quieres vender (sector, zona, tamaño y a quién quieres escribir) y Maya, la agente que busca, lee la web de cada empresa y la compara con lo que describiste.

• ·Cada contacto llega con el email verificado, nunca deducido.
• ·Con la frase literal y la URL de donde sale, para que veas por qué encaja.
• ·Tú lo aceptas antes de que entre en tu campaña; lo que rechazas no se te vuelve a proponer.
• ·En las empresas medianas busca también a quien decide.

Como complemento de cualquier plan cuesta 150 €/mes e incluye 1.500 contactos al mes. Si solo quieres el listado, sin plan, Solo listado son 1.500 contactos exportables por 250 € en un pago único. Cada cliente nuevo recibe además 500 de bienvenida.

Y la lista no se queda en un Excel: con el agente comercial, desde 50 €/mes, Yulian escribe a cada empresa desde tu correo y hace el seguimiento, y te avisa cuando alguien quiere hablar.

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